¿Cómo realizar una presentación a un cliente?
Pequeña guía para impactar y no quedarnos por el camino tortuoso de conseguir una venta.
Como toda buena presentación que se preste, lo primero que debemos de realizar como diseñadores será realizar un buen boceto de cada una de las partes en las que se compone la presentación, es aconsejable tomar papel y bolígrafo y realizar un desarrollo lineal de sus partes así como de su contenido grosso modo. Una planilla.
Debemos de recordar que lo más importante de una presentación en cualquier proyecto de diseño, comunicación o marketing que tengamos en el estudio se debe focalizar en englobar tres puntos claves: Proyectar (¿Qué?) → Narrar (¿Cómo?) → Interiorizar (¿Por qué?).
Estos tres pilares nos guiarán y nos sostendrán ante las dudas que nos puedan surgir en el proceso (antes, durante y después) de la creación de la presentación.
Proyectar. Debemos de tener muy claro desde el inicio desde donde partimos, dónde hemos estado y dónde queremos llegar. De esta forma, proyectaremos a través del conocimiento y entendimiento de lo que es, fue y será el proyecto. Por lo que es muy importante tener definidos los «¿Qué fuimos?», «¿Qué somos?», «¿Qué seremos?» para poder construir un relato de marca. Debemos de unir el pasado, presente y futuro del cliente para contextualizar la solución encontrada.
Narrar. La narrativa en una presentación es un pilar que no debemos de ignorar. Priorizaremos construir un relato donde nos sintamos cómodos. Así nos servirá para mejorar nuestra comunicación hacia el cliente o nuestras conexiones con el proyecto. O incluso, podremos aterrizar los conceptos en un plano de cercanía. Otro de los items que debemos conseguir será encajar todos los problemas y soluciones que hemos ido resolviendo durante el proceso en esa narración. Un timeline siempre ayuda a organizar las ideas. Recordemos que una narración consta de tres partes definidas, planteamiento, desarrollo y conclusiones, intenta definir esos tres apartados en tu presentación. Las preguntas que nos tenemos que hacer en este punto vienen determinadas por el ¿Cómo?: ¿Cómo hemos resuelto el problema? ¿Cómo nos hemos enfrentado a las soluciones? ¿Son las mejores? ¿Se pueden mejorar? ¿Qué caminos hemos y debemos explorar? ¿Cómo deberíamos enfrentarnos a los problemas en el futuro? Todo ello acompañado de una historia que humanice, acerque y comulgue con la solución.
Interiorizar. Este apartado puede ser el más complicado de todos. Tenemos que conseguir que nuestros oyentes se vean reflejados en la solución mediante los valores que comunicamos, así como visualizar la mejora en la empresa gracias a ella. Por ello, no dudes en impactar y explicar todos los detalles que se han realizado y cuales se preven que sean sus beneficios. Visualizaremos los cambios y sus posibilidades.
Una vez que hemos podido encontrar la formar de englobar y sostener esos tres puntos. Vamos a tener en cuenta una serie de consejos con el fin de comunicar la información de manera correcta, asi como, entender a nuestro cliente y sus necesidades. También intentaremos acompañarle a encontrar ese espacio para reflexionar, preguntar e incluso, iniciar una fase de interiorización del proyecto.
Estos son consejos que he podido recopilar durante las presentaciones con clientes durante estos años y que me ayudan a mejorar y no cometer errores pasados. Siempre suelo recurrir a ellos antes de iniciar una presentación.
Escribe y ten preparado un guión. Nadie nace sabiendo, nadie se acomoda en la expresión oral o corporal sin haber tenido antes un tiempo de interiorizar la presentación. Por ello, siéntate y escribe lo que vas a decir en cada diapositiva. Ten muy presente que debes expresarte de la forma en la que el cliente te pueda entender con mayor facilidad. Se recomienda practicarla al menos varias veces antes del día. Repósala en el ordenador y en tu mente.
Explica lo que van a ver. Es muy importante que entiendan lo que vas a enseñarles, por ello, el planteamiento debe de ser una de las fases de la presentación donde más preparación pongamos. Es al inicio donde debemos conseguir la atención de nuestro cliente. Para después no dejarle ver más a allá y mostrarle la solución encontrada de una manera correcta. Queremos crear un pizca de hype.
Crea un escenario, un mundo donde conviven todos los agentes del proyecto. Muestra y explica ese universo que hemos creado para la marca.
Pon todos tus esfuerzos y tus miradas en un concepto. Un concepto, ¿fácil? Para nada. Recuerda, uno. No dos. Uno. No tres. UNO. Foco. ¿Cuál es el concepto que está detrás de toda la presentación? Pregúntatelo mil veces. ¿Cuál es la idea más importante que quieres que se lleve tu cliente de la presentación?
Mide el tiempo. El tiempo es lo más preciado que podemos tener, no lo pierdas por el camino. Todos tenemos miles de cosas que hacer, se claro, conciso y sin rodeos a la hora de explicar conceptos propios del diseño que puedas necesitar. Reserva un tiempo para la pausa y para las posibles dudas que puedan surgir.
Espacio para las preguntas. La comunicación es algo que debemos cuidar al máximo, por lo que, siempre que presentes una diapositiva da tiempo a tu espectador de leer, comprender y criticar lo que ve. Antes de seguir adelante, cerciórate de que no hay dudas o preguntas sin responder. Y si no las hay, ten unas preguntas preparadas siempre.
Deja reposar y ten paciencia. ¿Cuándo las prisas han sido buenas? Una buena presentación te llevará mínimo una semana de preparación. Así que prográmate durante esos días un tiempo de reposo y otro de pensamiento crítico. Explorar los caminos por donde quieres llevar al cliente necesita un poco de tiempo. No te obsesiones mucho, todo se puede cambiar o modificar, lo importante es centrarse en lo importante, que no es más que el concepto que queremos transmitir.
Enumera las diapositivas. Es aconsejable siempre enumerar las diapositivas para cuando surjan dudas, preguntas o cambios no perdamos tiempo. Tanto al cliente como a nosotros, nos resultará mucho más sencillo si tenemos una enumeración clara de la presentación. Hacer que todo sea más sencillo es algo que debemos primar como diseñadores.
Las diapositivas deben de ser sencillas, no un galimatias imposible de descifrar. Intenta transmitir en pocas palabras. Enumera siempre que puedas. Apóyate de ejemplos, imágenes o incluso gifs que puedan ser recordados. Las diapositivas deben de ser un acompañante, no la novia en la boda. No te agobies con ellas. Lo importante es lo que se dice, no lo que se ve.
Estos puntos nos ayudarán a tener más claro como debemos de enfrentarnos a una presentación importante, el aprendizaje y la experiencia harán que con el paso del tiempo, nos salga mejor. Saber comunicar es un proceso complejo que requiere de práctica, tiempo y esfuerzo.